据此,陆军把贵港市妇幼保健院综合业务管理平台及实施的功能模块做了详细的介绍。
(1)个人工作平台:将员工个人事务放入个人工作台模块,有效保障工作的有条不紊。比如日常安排和个人文件柜。日程安排是以时间为主线编排并展现各项工作任务,可以帮助员工很好地认识、把握、协调自己的工作任务并方便上级随时查看。
(2)信息传递:组织内信息沟通的有效性,决定组织功能能否有效的发挥。通过医院综合业务管理平台提供了丰富的信息传递功能,使用于各种文件、信息的传递、确认、反馈等。如手机短信、传阅信息、在线对话、即时信息、人员去向、通知公告、工作论坛、通讯录和公共信息,这些模块为医院职工提供了一个良好的信息发布平台和互动交流场所,使医院内部的信息交流渠道更加快捷、通畅。医院各类最新信息和业务信息都通过此平台进行发布,员工在登录系统后会看到最新的通知公告和最新文档发布的信息。方便全院职工进行快速的信息阅读。
(3)公文管理:根据《国家行政机关公文处理办法》设计,使得公文管理工作规范化、制度化、科学化,提高了我院办公效率。公文管理与系统工作流相结合,实现公文的自动流传,无论是收文还是发文,在完成登记文件、起草文件并提交申请后,会直接转到流程管理中完成监督、催办、审批等环节。
(4)会议管理:会议管理可对会议要素、会议准备、会议结果(会议纪要)进行全面管理。实现了从会议准备到会议结果的整个会议过程的管理,提高了会议的质量。
会议的安排包括:发起新的会议申请,填写所有的会议要素,经审批人审批后,登记会议室已占用,将会议通知和相关的会议资料发送给参与科室或个人。发送的形式有:公告板、传阅、邮件、即时信息、留言、手机短信等。登记会议室的过程可能会遇到会议室安排冲突的情况,会议管理可以按既定的规则自动处理,也可以经相关管理员进行调整,优先安排重要的会议。如果已发送会议通知的会议需要调整或撤销,系统提供了重新修订会议通知重新发布或取消会议的功能。
(5)费用管理:实现对请款、借款、报销的申请登记及过程的科学、有效的管理,根据财务管理制度制定电子化的流程处理,逐层把关审批从而大大提高对请款、借款、报销费用的监督管理和统计。
(6)流程管理:流程是对一整套规则与过程的描述,以便管理在自动化工作进程中的信息流通和业务活动。目标在于根据我院实际规范和业务操作来定义电子化的工作流,以智能的方式处理过程,保证工作中的某项任务完成后,按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一个节点,保留工作流程流转过程中的操作痕迹,更重要的是,保证相关数据的自动更新。
据了解,可通过灵活的流程自定义、表单自定义、报表自定义功能,实现公文审批、行政事务审批、人力资源审批等流程的自动化审批,促进管理电子化、规范化。由于采用了电子化的方式处理工作流,与传统的纸上操作相比,每个请求都被可靠地保存而不会丢失。
(7)人力资源管理:人力资源系统为员工建立完整的人事档案管理、考勤管理、绩效考核、薪资管理、人员录用、培训管理等。
(8)权限管理:针对医院不同角色实现权限的不同分配,主要的权限分类有医院领导、科室负责人、普通员工等权限。通过权限管理,让不同的用户只能访问被授权的资源,确保信息的安全性。
医院综合业务管理平台助力医院信息化管理
经过实施医院综合业务管理平台,贵港市妇幼保健院院长黄泽信向记者表示:"iOffice.net熟悉医院的业务及医护人员使用特点,使我们能在最短时间内上线系统,最终实现所有的办公人员在统一的信息平台中一起工作,摆脱时间和地域的限制,实现自动化工作与知识管理。能够最大限度地提高工作效率和工作质量,实现资源的共享,知识的沉淀,彻底消除信息孤岛。"
在医院信息化建设中,关于实施医院综合业务管理平台的功能模块,陆军认为主要体现在如下几个方面:
(1)规范管理,提高工作效率和工作质量。通过系统流程,医院下达的工作任务责任到人、流程明了、层层监督把关,确保任务的按时、按质完成。在系统中每一项工作都遵循着计划-实施-评价-反馈的管理理念。员工也不用拿着各种文件、申请、单据在各院区及部门之间跑来跑去,等候审批、签字、盖章,这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的,可以随时根据实际情况来调整不合理的环节,为企业流程的重组提供有效的事实依据。